Suche von und in Tabellen

Tabellensuche: Viele Tabellen gleichzeitig und auch zeilenweise durchsuchen, Spalten filtern und ordnen

Die unabhängig und datenschutzfreundlich betreibbare Suchmaschine Open Semantic Search unterstützt die Suche von und in Tabellen (CSV-Format) noch besser.

Neben der bisherigen Anzeige des Titels und Dateinamens der die Suchworte enthaltenden Tabellen und klassischem Snippet (kleine Ausschnitte der Inhalte um die gefundenen Suchworte) in der Standard-Ergebnisliste bietet die Suche mit der neuen Tabellenansicht weitere und noch differenziertere Anzeige-, Sortier-, Filter- und Suchmöglichkeiten:

So kann zeilenweise gesucht werden, d.h. alle Suchkriterien müssen nicht nur innerhalb des Tabellendokuments sondern innerhalb einer Zeile erfüllt sein.

Dabei können alle oder viele Tabellen gleichzeitig mit nur einer Suche durchsucht werden, mittels gewohnter Filterung leicht bestimmbar auch viele bestimmte Kriterien wie z.B. Ablageorte oder Tags erfüllende oder einzelne Tabellen.

In den in einer einzigen Tabellenansicht zusammengefassten Ergebnissen aus allen Tabellen kann durch einfache Klicks auf entsprechende Spaltennamen nach Spalten sortiert und durch Klick auf gruppierte Werte gefiltert werden.

Hilfreich wurde das für Redaktionen, Journalisten und Archivare, die zahlreiche Einträge in Datenbank- bzw. Tabellenform relativ zentral, d.h. in relativ wenigen ungetrennten Tabellendateien wie z.B. Excel oder OpenOffice Calc verwaltet haben, nicht bei jeder Suche auch extra in diesen Datenbanken und Tabellen nachschauen, diese also in die neue Suche integrieren aber dabei trotzdem auch weiterhin differenziert abfragen möchten. Ansonsten auch zur Einbindung externer Informationssammlungen, die oft in Tabellenform angeboten werden.

Nicht alles in einer Tabelle hängt zusammen: Zeilen als Einträge, Tabelle als Sammlung

Zwar wurden auch früher und auch bei großen Tabellen die jeweiligen Dokumente gefunden, auch wenn nach mehreren Werten und Kriterien gesucht wurde, jedoch sind bei vielen Tabellen die einzelnen Zeilen inhaltlich völlig eigenständige Daten bzw. Einträge. So liefert die Suche nach "Musterthema Musterstadt" gefundene Tabellen, weil z. B. das gesuchte Thema beim Eintrag in Tabellenzeile 42 enthalten ist und auch der gesuchte Ort - der allerdings erst in einem Feld in der Zeile 1024 und gehört damit zu einem völlig anderen Eintrag.

Beide Suchworte sind so zwar im gefundenen Tabellendokument enthalten, haben aber wegen Vorkommen in unterschiedlichen Einträgen bzw. Tabellenzeilen meistens nicht wirklich miteinander zu tun.

Da es bei solchen gefundenen Tabellen trotz vieler solcher Fälle auch echte Treffer, also Zeilen geben kann, in denen wie gesucht tatsächlich beide Werte in einer Zeile enthalten sind muss nochmals mittels Tabellenkalkulation gesucht werden, ob nicht doch in irgendeiner der Zeilen die komplette gesuchte Kombination vorhanden ist.

Zeilenweise suchen und filtern

Deshalb können seit der Release vom April Suchanfragen so durchgeführt werden, dass CSV-Tabellen nur noch dann als Ergebnis geliefert werden, wenn alle gesuchten Kriterien innerhalb einer Zeile bzw. in einzelnen Einträgen gemeinsam vorhanden sind. Nur solche relevanten Zeilen werden dann gefunden und direkt angezeigt.

Tabellenansicht

Hierzu gibt es neben der gewohnten Listenansicht, Fotoansicht, der Zeitleiste und den anderen Ansichten nun den zusätzlichen Tab bzw. die Ansichtsform "Tabellenansicht".

Direkte Anzeige ganzer Tabellenzeilen

Vor allem spart die Anzeige direkt in Tabellenform und von ganzen Tabellenzeilen oft das nochmalige Suchen der Werte in der mit der Tabellenkalkulation zu öffnenden Tabelle.

Feiner taggen und annotieren

Ausserdem können dadurch Tags und Annotationen nun nicht mehr "nur" der gesamten Tabelle, sondern feiner auch einzelnen Tabellenzeilen zugeordnet werden (gilt für Tabellen, bei denen sich die Zeilennummer der annotierten Zeile nicht mehr ändert, also später in der annotierten Tabelle keine Zeilen mehr vor die annotierte Zeile eingefügt werden oder bei Tabellen, die eine Spalte mit eindeutiger ID besitzen, die sich für keinen Eintrag (der dann auch in andere Zeilen wandern kann) ändert. Andernfalls können Tags und Annotationen weiterhin nur für das ganze Tabellendokument vorgenommen werden).

Befindet sich eine getaggte Information in der x-tausendsten Tabellenzeile, weiss mensch zu schätzen, bei der Suche direkt dorthin verwiesen zu werden, statt auf eine riesige Tabelle.

Mehrere, viele bestimmte oder alle Tabellen gleichzeitig durchsuchen

Zudem können nun auch gleichzeitig die Zeilen aus vielen verschiedenen Tabellen gemeinsam durchsucht, sortiert und gefiltert werden.

Dabei können alle oder viele Tabellen gleichzeitig mit nur einer Suche durchsucht werden, mittels gewohnter Filterung leicht bestimmbar auch viele bestimmte Kriterien wie z.B. Ablageorte oder Tags erfüllende oder einzelne Tabellen.

In den in einer einzigen Tabellenansicht zusammengefassten Ergebnissen aus allen Tabellen kann durch einfache Klicks auf entsprechende Spaltennamen nach Spalten sortiert und durch Klick auf gruppierte Werte gefiltert werden:

Spalten sortieren und filtern

Neu hinzugekommen ist nun, dass die Ergebnisse nun nicht mehr nur nach Datum der Dateien sondern auch sehr einfach nach einzelnen Tabellenspalten sortiert (z.B. schnell Minimal- und Maximalwerte ermitteln) sowie differenziert nach Spalten sowie dort vorhandenen Werten gefiltert werden können.